Сіздің хат алмасуыңыз жеке немесе кәсіби болып табылады ма, жоқ па, біз бәріміз кейде электронды хат жібергеніміз үшін кінәліміз. (Егер сіз осы орынсыз электрондық поштаны қате адамға жіберу туралы жадты өшірсеңіз ғана!) Келесі жолы сіз көпшілікке арналған хабарлама жасасаңыз, дұрыс емес байланысқа жол бермеу үшін электрондық поштаның этикет ережелерін орындаңыз.

БАЙЛАНЫСТЫ: Сізге қажет барлық нәрсе (және қажет емес) кеңседен тыс электрондық поштаға қосылады

Ұқсас элементтер

1 Барлығына сақтықпен жауап беріңіз

Осы тарату тізіміндегі әрбір адам сіздің не айтуыңыз керектігін білмейінше, бәріне жауап бермеңіз, дейді Эйми Симингтон, Finesse Worldwide бас директоры. Ол тізімдегі есімдерді қарап шығып, сіздің жауабыңызды нақты талап ететіндерге ғана жауап беруді ұсынады. Бұл тек жіберушіге немесе жеті алушының үшеуіне жауап беруді білдіруі мүмкін. Егер сіздің менеджеріңіз немесе әріптесіңіз бірдеңе көшіргісі келсе, оның өтінішін құрметтеңіз.

Ойланып жауап беру басқалардың уақытын үнемдеуге көмектеседі. Іскерлік немесе әлеуметтік себептерге байланысты болсын, адамдар болмашы хаттардың ағынына тітіркене бастайды, өйткені оларды ашу үшін тоқтау керек, дейді Техас протокол мектебінің негізін қалаушы Дайан Готтсман. Сондықтан бәріне жауап бере алмай тұрып, оны жасай алмаймын деп ойланыңыз, келесі жолы сізді брунчқа шақырады.

екі Тақырып жолын ешқашан бос қалдырмаңыз

Жақсы тақырып желісі алушыларға электрондық поштаға басымдық беруге көмектеседі, дейді Лиззи Пост, Awesome Etiquette подкастының жүргізушісі. Не жасасаңыз да, оны бос қалдырмаңыз. Тақырып сызбасын жасаған кезде оны нақты және қысқа етіп жасаңыз, емле мен грамматиканы бақылаңыз. Бұл адам бірінші байқайтын нәрсе, дейді Пост.

БАЙЛАНЫСТЫ: Өзіңіздің өміріңізді 5 қарапайым қадаммен ұйымдастырдыңыз

Тақырып жолында электрондық пошта мазмұны көрсетілуі керек болғандықтан, сарапшылар әңгіме өрбіген кезде тақырып жолын жаңартуға кеңес береді. Электрондық поштаның маңыздылығын төмендететін тақырыптардан аулақ болыңыз (ойланыңыз: жұмыстағы негізгі мәселеге қатысты сұрақ) немесе біреу оқыдым деп ойлаған хабарламаны жіберіп алуы мүмкін, деп түсіндіреді Готтсман. Ол электрондық пошта түпнұсқа хабарламадан алшақтап кеткен болса, жаңа ағынды бастауды ұсынады.

3 Жедел жауап беріңіз

Сарапшылар электрондық поштаға дұрыс жауап беру уақыты туралы келіспесе де, олар кез-келген электрондық пошта жауапқа лайық деп келіседі. Егер қарапайым жауап (түсіндім, рахмет немесе жақсы жоспар сияқты көрінеді) жеткілікті болса, электронды хатты оқи сала жауап беруге тырысыңыз.

Кейде электрондық поштаға бірнеше күн жиналуы мүмкін ақпарат қажет болады, бірақ бұл сізді адамдарды асып тастауға рұқсат бермейді. Оларға сіздің электрондық поштаңызды алғаныңызды және мүмкіндігіңіз болған кезде қайтып келетіндігіңізді айтыңыз, дейді Симингтон.

Егер сіз саяхаттап жүрген болсаңыз немесе автоматты жауап хабарламасын қолдануды ұмытпаңыз кеңседен тыс , дейді ол, сондықтан басқалар жауап күтпеуі керек екенін біледі.

4 Абайлаңыз

Посттың айтуынша, дұрыс адамдарға дұрыс себептермен жібергеніңізге көз жеткізіңіз. Алға жібермес бұрын мазмұнға сезімталдықты бағалаңыз, оған кез-келген тіркемелер, хабарламамен байланысты барлық адамдар үшін аттар мен байланыс ақпараттары кіреді. Кейбір адамдар олардың байланыс ақпараты жеке болып қалуын қалайды. Егер тақырыпта талқылаудың көптеген егжей-тегжейлі нүктелері болса, жаңа электрондық поштаны бастаңыз.

БАЙЛАНЫСТЫ: 5 өте жағымсыз әріптестердің жағдайын қалай шешуге болады

5 Ол біреудің бұзылғанын айтыңыз

Барлығымыз сонда болдық. Вирус пайда болады және біз білмей тұрып, біз атамызға кез-келген адамды қызаратын сілтемелермен спам жасаймыз. Егер сізде вирус анық болса, онда болып жатқан оқиға туралы құпия емес болуы мүмкін жәбірленушіге хабарлаңыз. «Мен сізге мұның болып жатқанын білгім келді» деп айтыңыз, - дейді Симингтон. Бұл өте жақсы нәрсе.

6 Электрондық пошта хабарын құрметтеңіз

Сіз өзіңіздің жеке басыңызға жақсы әсер қалдыруды ойлайсыз, сондықтан электрондық поштаңыздағы жеке тұлғаны бірдей стандартта ұстауға неге болмасқа? Электрондық пошта - бұл сіздің көрінісіңіз, әрі мәтіннен гөрі хат сияқты жазылуы керек, бірақ әлі де қысқалықты есте сақтаңыз, дейді Симингтон. Емле, грамматика және тыныс белгілерін тексеріңіз. Барлық әріптер сіздің айқайлап тұрғаныңызды білдіреді, ал кіші әріптер сіздің жалқау екеніңізді білдіреді. Қаріптердің, түстердің және смайликтердің тым көп болуы тітіркендіргіш болуы мүмкін, - дейді ол.

Әзіл-қалжыңды асырмауға тырысып, достық қарым-қатынас жасаңыз. Сіздің әзіліңіз болса да абай болыңыз, дейді Готтсман. Электрондық пошта арқылы реңктер жиі кездеседі, сондықтан сіз кәсіби емес болып шыққыңыз келмейді, өйткені біреу сіздің әзіліңізді қабылдамайды.

7 Есіңізде болсын: кешкі ас кезінде электрондық пошта жоқ

Егер сіз басқа біреумен кездейсоқ тамақтанып жатсаңыз (бұл күн ертең болады) бір нәрсе, бірақ кешкі ас кезінде электронды поштаны тексермеңіз, дейді Пост. Офистегі кездесулерге келетін болсақ, бұл байланысты. Егер әріптестер кездесулер кезінде электронды поштаға кіру үшін конференц бөлмелеріне телефондар немесе ноутбуктер әкелсе, онда бұл жақсы шығар. Компанияның мәдениеті электронды поштаға қатысты әртүрлі саясатқа ие болатынын біліңіз, дейді ол. Сәйкес болу үшін жұмысыңыздағы электрондық поштаның табиғатын біліңіз.