ЖҰМЫСТА ТИІМДІ ЭЛЕКТРОНДЫҚ ПОШТАНЫ ҚАЛАЙ ЖАЗУҒА БОЛАДЫ | НАҒЫЗ ҚАРАПАЙЫМ

Егер сіз әріптесіңізден тым көп нұсқаулар, түсініксіз сұраулар немесе жол қажет емес алушылар саны тым көп, сіз жұмыста тиімді электрондық пошта байланысының маңыздылығы туралы білесіз. Ұйымдастырусыз немесе ойланбастан жіберілген электрондық пошта хабарлары іс жүзінде жұмыс процесіне кедергі келтіруі, адамдардың ашуын тудыруы және басқаша болдырмайтын қате байланыс тудыруы мүмкін.

Сонымен, сіз нақты және тиімді электрондық поштаны қалай жасай аласыз, ол егжей-тегжейлі және нақты арасындағы тепе-теңдікті сақтайды; барлық тиісті адамдар үшін барлық қажетті тақырыптарға арналған біреу? Алдымен сіз электронды пошта арқылы бір нәрсе жіберу керек екенін білуіңіз керек, бұл тікелей хабарламадан гөрі, жеке кездесу , немесе телефон қоңырауы . Электрондық пошта нұсқаулықтардың ұзағырақ тізімдерін жіберуге, жобаны тексеруге немесе файлдарды бөлісуге өте ыңғайлы. Электрондық пошта байланысы сізге кейінірек сілтеме жасау қажет болатын маңызды сөйлесулер туралы жазбаша жазбаны қамтамасыз етеді. Электрондық поштаның тиімді жазушылары «жіберу» басталғанға дейін істейтін алты нәрсе.

1. Тақырып сызығын максимизациялау

Біріншіден, сіз тақырыпты жолға және / немесе сіздің жауабыңызға сәйкестендіргіңіз келеді. Сізге өткен аптада электрондық пошта жіберген адамға хат жазып отырсыз ба? Ескі, байланысы жоқ хабарламаны көтеріп, «жауап» дегенді ұрмаңыз - бұл сіздің алушыңыз сізге бір апта бұрын жазғанын ұмытып кетеді. Оларды бағдарлауға көмектесіңіз және жаңа тақырыпта жаңа тақырыпты немесе олардың хабарламасына сіздің жауабыңызды көрсететін жауап жазыңыз (мысалы, біздің ең жаңа клиентіміз Джейн Доу туралы ақпарат немесе Кливлендтегі жаңа үйге бару туралы нұсқаулар), дейді Пегги Данкан, Атлантадағы жеке өнімділік бойынша сарапшы. Алушыны шатастыру ықтималдығы аз болады, ал сіздің хабарламаңызды кейінірек табу оңайырақ болады.

үйдің жақсы иісін қалай сақтауға болады

Екіншіден, нақты болыңыз. Мысалы, жаман / бұлыңғыр тақырып: мұнда қызметкерлер кеңесі. Енді міне, жақсысы: мына қосымшаны сағат 14-ке дейін жеткізіңіз. қызметкерлер жиналысы. Қажетті іс-қимыл немесе қай жерде және қашан жасалатыны сияқты нақты мәліметтерді қосқанда, сіз алушыға сіздің хабарламаңыздың маңыздылығын бірден анықтауға көмектесесіз, дейді Марша Эган, Кіріс жәшігін детокс және электронды поштаның әдеті ($ 20; amazon.com ). Бұл сондай-ақ оларға қажетті тапсырманы орындауды есте сақтауға көмектеседі.

Қандай тақырып болуы керек екенін білмейсіз бе? Электрондық поштаны кейінірек табуға тура келсе, қолданатын кілт сөздер туралы ойланыңыз, дейді Ник Морган, автор Сен мені ести аласың ба? Виртуалды әлемдегі адамдармен қалай байланысуға болады ($ 11; amazon.com ).

2. Толық нұсқаулық беріңіз

Жазбаша нұсқаулардың анықтығы жұмыс хатының тиімділігін төмендетуі немесе бұзуы мүмкін. Егер сіз адамдар тобына тиісті тапсырмалар берсеңіз, оларды жеке-жеке бөліп, барлығына әрқайсысы сізге нақты не қажет екенін нақты білуге көмектесу үшін оқ нүктелерін пайдаланыңыз.

3. Алушыларды мұқият таңдаңыз

Алушыларды қоспас бұрын электрондық поштаны жазыңыз, дейді автор Ванесса Ван Эдвардс Адамдармен жетістікке жету туралы ғылымды баурап алыңыз ($ 12; amazon.com ). Бұл қорқынышты кездейсоқ жіберудің алдын алып қана қоймай, сонымен қатар электрондық пошта мазмұнына негізделген алушыларды қосуға мүмкіндік береді. Көп электрондық пошта желілерінен аулақ болғыңыз келе ме? Егер сізге бірдеңе туралы, мысалы, құжат туралы түсініктеме беру үшін бірнеше адам қажет болса, бөлісуге болатын файлды (мысалы, Google Doc сияқты) құруды қарастырыңыз, мұнда барлығы бір электронды хат жібермей бір кеңістіктегі өзгерістерді ұсына алады.

БАЙЛАНЫСТЫ: Сізге қажет барлық нәрсе (және қажет емес) кеңседен тыс электрондық поштаға қосылады

4. Ағынды суды кесу

Жөндеуді қажет ететін снафу туралы электрондық пошта арқылы хабар жібересіз бе? Бұл қандай сүйреу немесе кімнің кінәсі екендігі туралы поэтикалық балауыздан гөрі, назар аударыңыз әрекет қажет мәселені шешу үшін. Мысалы, «Клиенттің біздің презентациямызда проблемасы бар, оны түзету қиынға соғады» деудің орнына, көріңіз: «Клиент біздің қоңырауымызға әкелген нәрсені жөндеуге көмектессеңіз жақсы болар еді». Бұл жасайды теріс кері байланыс беру немесе электрондық пошта арқылы жағымсыз тапсырмаларды сұрау тиімді.

5. Жауап беру туралы нұсқаулықты қосыңыз

Электрондық поштаңызға жауап талап етілмеген жағдайда да (мен дәрігердің қабылдауында келесі екі сағатта боламын немесе есепті бүгін емес, ертең тапсыра аласыз), көптеген адамдар мұны ОК немесе алғыспен мойындауға міндетті сезінеді. Бұл адамдарға оңай жағдай жасаңыз. Егер сіз жауап алғыңыз келмесе, хабарламаның соңына ‘Жоқ жауап қажет’ деп жазыңыз, дейді Дункан. Бұл екі жағынан да уақытты үнемдейді және пайдасыз электрондық хаттарды қораптардағы бей-берекет болудан сақтайды. Сондай-ақ, біреуге сұрақ қойғанда алдын-ала рахмет деп жазудан тартынбаңыз. Адам сізге жауап жазған кезде бір жолды рахмет жіберуге деген ықыласыңызды тоқтатады.

6. Тым жеке болмаңыз

Электрондық пошта сезімдерге емес, фактілерге арналған дейді Эган. Цифрлық корреспонденцияда дауыс ауытқуы мен дене тілінің болмауына байланысты кейбір сезімдер - сіздің әріптесіңізге деген көзқарасыңыз, көршіңіздің кеші туралы ойыңыз - оңай түсіндірілуі мүмкін. Егер сіз нәзік (немесе оңнан аз) мәселе көтергіңіз келсе, оның орнына оларға қоңырау шалыңыз.